Diferencia entre RFP, RFQ y RFIRFI: Request for Information o Solicitud de Información

El objetivo de una Solicitud de Información o RFI es recoger información general sobre los productos o servicios de un proveedor. Suele utilizarse bien como una primera toma de contacto con los proveedores en proyectos de gran envergadura en los que se pretende conocer los servicios o productos que ofrece cada proveedor sin entrar todavía en presupuestos personalizados o bien como única fase de un proyecto de contratación pequeño en el que prima la agilidad en la toma de decisión.
Como decimos, la esencia de este documento es la agilidad por lo que no debemos cargar con demasiados requisitos esta solicitud si pretendemos una contestación rápida, aunque sí hay algunos que consideramos imprescindibles:
1. Información sobre la empresa solicitante:
· Explicación sobre la actividad de la empresa
· Detalles de contacto de la persona que gestionará el proceso
· Explicación de las necesidades de la empresa solicitante en relación con los servicios o productos que creemos ofrece el proveedor.
2. Petición de información sobre la empresa proveedora:
· Servicios y/o productos ofrecidos y adecuación a las necesidades presentadas
· Experiencia del proveedor con empresas o proyectos similares
· Detalles de contacto de la persona que se encargará de la cuenta
3. Petición de firma de un acuerdo de confidencialidad si fuese necesario
4. Fechas límite para la presentación de la información requerida y próximos pasos del proyecto:
Si la decisión de contratación se va a tomar solo con la presentación del RFI, es importante señalar los criterios que se tendrán en cuenta a la hora de hacer la elección para que el proveedor pueda adecuar la información que presenta. Si el proyecto va a contar con más fases, es conveniente dejarlo claro en este momento. RFQ: Request for Quotation o Solicitud de Presupuesto
El objetivo de un RFQ o Solicitud de Presupuesto es pedir a distintos proveedores el precio de un servicio o producto determinado. Se utiliza cuando la empresa solicitante tiene muy clara no solamente la necesidad a cubrir si no también la solución – producto o servicio – que desea contratar. En este caso, al proveedor se le solicita que dé un presupuesto para un producto o servicio concreto, siendo fácil la comparativa entre las propuestas presentadas por el proveedor ya que teóricamente están presupuestando exactamente lo mismo.
En este caso, la información que debe contener un RFQ es:
1. Información sobre la empresa solicitante:
· Explicación sobre la actividad de la empresa
· Detalles de contacto de la persona que gestionará el proceso
2. Petición concreta sobre el precio de un producto o servicio que ofrece la empresa proveedora, especificando con detalle qué debe incluir este producto o servicio.
3. Petición de firma de un acuerdo de confidencialidad si fuese necesario
4. Fechas límite para la presentación del presupuesto y próximos pasos del proyecto:
Si la decisión de contratación se va a tomar solo con la presentación del RFQ, es importante señalar los criterios que se tendrán en cuenta a la hora de decidir. Si el RFQ forma parte de un proceso más amplio, es importante señalarlo en este momento.RFP: Request for Proposal o Solicitud de Propuesta
El objetivo de un RFP o Solicitud de Propuesta es plantear las necesidades de una empresa en un campo específico, como pueden ser las telecomunicaciones, a distintos proveedores con el objetivo de que éstos presenten su mejor solución a las necesidades planteadas y la cotización de esta solución.
Esta es una solicitud compleja en la que es necesario detallar de forma exhaustiva tanto el punto de partida como lo que se espera conseguir, no solamente en términos económicos, sino también en términos de calidad, seguridad, ejecución, etc.
En términos generales y sin entrar mucho en detalle, un RFP debe contener:
0. Como paso previo al envío del pliego informativo, puede solicitarse la firma de un acuerdo de confidencialidad si fuese necesario
1. Introducción con información sobre la empresa solicitante
2. Objetivos del proceso de contratación. Es decir, necesidades que esperan cubrirse con el proceso de contratación.
3. Descripción de la situación actual con el máximo detalle posible y mejoras esperadas.
4. Detalles sobre la ejecución del proyecto en caso de conseguirlo
5. Calendario de fases del proceso (presentación de la propuesta, toma de decisión, puesta en marcha del proyecto, etc.)
Entonces, ¿ Cuál es la diferencia entre un RFI y un RFP?
Un RFI es menos específico y contiene menos información que un RFP o un RFQ pero ofrece la ventaja de que es menos compleja de preparar y puede servirnos para descartar proveedores desde el principio en procesos de licitación de grandes cantidades si ya vemos que no ofrecen lo que nosotros estamos buscando o para realizar una comparativa poco profunda entre proveedores si lo que queremos es realizar de forma rápida la contratación de un pequeño proyecto.
¿ Y la diferencia entre RFQ y un RFP?
Un RFQ se centra en el aspecto económico de la propuesta, sin dar opciones al proveedor para ofrecer un servicio u otro en función de las necesidades planteadas ya que lo que se plantea es poner precio a una petición muy concreta. Un RFP es un proceso más amplio en el que se detallan las necesidades de la empresa y no solo se pide presupuesto si no que también se da más flexibilidad al proveedor para presentar la mejor solución a las necesidades planteadas. En la resolución de un RFP entran en juego más factores a parte del precio: calidad de la propuesta, cobertura de todas las necesidades planteadas, etc.
Elaborado por : Ester Ruiz Franco
COO Projects & HSEQ
FAMASE Facility Management & Services Iberia
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