A veces, en el día a día de la gestión de los edificios, nos encontramos con una auditoría, un auditor haciendo preguntas y observando cómo realizamos el trabajo, y entonces surgen algunas preguntas:
- ¿Qué vienes a hacer?
- ¿Vienes a sumar?
A través de este artículo pretendemos dar una definición a la auditoría, así como los múltiples alcances que tiene y sus beneficios, tanto para el propio Facilities Manager como para la propiedad, siendo su principal objetivo la mejora continua de la calidad. Veamos primero su definición.
DEFINICIÓN DE AUDITORÍA
Es la revisión sistemática de una actividad o situación para evaluar el cumplimiento de las reglas, criterios y objetivos a los que deben ajustarse dichas actividades o situaciones. Etimológicamente proviene del verbo latino «audire», que significa ‘oír’, que a su vez tiene su origen en los primeros oyentes, quienes desempeñaban su función juzgando la veracidad o falsedad de lo que se les presentaba para su verificación, principalmente mediante la observación. Sin embargo, también se dice que proviene del verbo inglés “to audit”, que significa ‘revisar’ o ‘intervenir’.
Otra definición es la marcada por ISO, que describe la auditoría como un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de auditoría y evaluarla objetivamente con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría (reglamentos, legislación, estándares, buenas prácticas, etc.). ., frente al cual se evalúa).
El término auditoría es mejor conocido como el proceso de inspeccionar los detalles contables de una determinada empresa o institución con el fin de establecer con precisión los recursos de los que dispone. Y de ahí surgieron otros derivados, por eso nos referimos a…
Diferentes tipos de auditorías (energética, informática, medioambiental…), manteniendo siempre la noción de inspeccionar, analizar y contrastar la información para conocer su verdadero estado, siguiendo una metodología, basada en el cumplimiento de las obligaciones regulatorias, buenos criterios/prácticas, así como como las políticas y lineamientos establecidos por la propia entidad de acuerdo con su forma de operar y administrarse.
Cabe señalar que existen varios tipos de auditorías:
- Auditoría Externa de Segunda Parte: es una auditoría externa de las instalaciones de la organización y/o proveedores y subcontratistas, en función de sus necesidades. Su objetivo es determinar, respecto de las instalaciones, su estado y cumplimiento de las normas y directrices nacionales e internacionales, y, respecto de los proveedores y subcontratistas, evaluar su calidad y determinar las capacidades para proporcionar los recursos/servicios de acuerdo con las requisitos especificados.
- Certificación o Auditoría Externa por Tercero: es una evaluación realizada por un organismo mercantil contractualmente independiente de la organización, sus proveedores y sus clientes. Una Auditoría de Terceros es una evaluación realizada por una entidad externa de acuerdo con unas especificaciones, con el objetivo de determinar el cumplimiento de las mismas. Un ejemplo de auditoría externa es aquella realizada por un organismo de acreditación para determinar si una organización cumple con una norma. Por lo tanto, una auditoría es un proceso sistemático y documentado llevado a cabo por profesionales competentes (internos o externos a la organización) que tiene como objetivo. , a través de evidencia de auditoría, detectar oportunidades de mejora y agregar valor al proceso.
ALCANCE DE UNA AUDITORÍA
El alcance de una auditoría, como la energética, contable, ambiental… están regulados, pero otras se adaptan al solicitante y según sus objetivos, pudiendo auditar un área, un proceso, un procedimiento de trabajo o el sistema de gestión. en su conjunto. Así como un tipo de instalación para un edificio concreto o todas las incluidas en el contrato.
En Facility Management, este alcance lo determina el solicitante y es posible que se requiera una auditoría para garantizar los resultados en cualquier momento del ciclo de vida de un edificio. Por tanto, el Facility Manager puede optar por una auditoría en cualquier circunstancia, con los siguientes objetivos:
- Realizar el seguimiento del servicio que se presta o contrata.
- Añade valor a tu trabajo, a la organización y/o al estado de las instalaciones.
- Detectar mejoras en tus procesos operativos, organización y/o instalaciones.
- Ser un canal de entrada más para poder evaluar el mejor modelo de gestión para la organización.
- Validación de KPIs.
- Proporcionar veracidad a los datos registrados en un GMAO.
Para realizar auditorías que cumplan con los objetivos antes mencionados, es necesario contratar auditores competentes, lo que puede ser realizado por personal de Facility Management experto en la materia, a través de auditorías internas.
BENEFICIOS DE UNA AUDITORÍA
Los beneficios de realizar una auditoría pueden ser muchos, dependiendo del objetivo de la auditoría a realizar. Algunos de ellos pueden ser los siguientes:
- Garantizar el éxito de las decisiones.gestión adoptada. Disponer de información veraz y objetiva del área de responsabilidad, como punto de partida claro del estado de una situación.
- Bienes Raíces, Propiedades.Confirmar que los contratos de arrendamiento donde se desarrolla la actividad inmobiliaria son los adecuados y cumplen con los aspectos mínimos (Licencias, Vigencias, Instalaciones y Sostenibilidad…). Son adecuados y cumplen con los aspectos mínimos (Licencias, Plazos, Instalaciones y Sostenibilidad…).
- Instalaciones. Confirme que las instalacionesque tiene el inmueble son los que la organización requiere y garantizan la continuidad del negocio 24/7. Detalle para cada tipo de uso del inmueble donde las instalaciones son diferentes: oficinas, CPD, comercial, industrial, instalación de aire acondicionado, electricidad (CT, GE, UPS, Frames, superinmunizados, baterías de condensadores, etc.), PCI, etc. Así como su obsolescencia, vida útil, tipo de contrato de mantenimiento realizado.
Espacios y Ocupación. Obtener espacios inspiradores, actualizados, que retengan el talento y sean productivos, donde se puedan instalar el mayor número de puestos que permita la normativa; considerando nuevas formas de trabajar, con tamaños de mesas donde los empleados puedan elegir dónde sentarse cada día. Y con unas instalaciones adecuadas para reunirse, descansar, trabajar solo o en grupo, tomar un café o comer. En todo ello la imagen es muy importante y debe corresponder a la cultura de la empresa y donde los empleados se desarrollan profesional y personalmente.
- Equipos y Mobiliario .Adecuado en espacio, costo, diseño, ergonomía de sillas, computadoras. Actualizado y que cumple con las normas PRL (Prevención de Riesgos Laborales).
- Servicios FM (Gestión de instalaciones )mantenimiento de instalaciones, limpieza, seguridad, etc. Asegurar que la gama contratada es la correcta, con los mejores proveedores, al mejor precio, adjudicados según gama, por regiones, criticidad, etc.
- Innovación y anticipacióndel futuro analizando e implementando nuevos procesos, automatizando, digitalizando, para ser los mejores y centrándonos en lo que aporta valor. Mejorar los objetivos de rentabilidad, con una gestión eficaz y adaptada a las necesidades de cada empresa, su cultura, para mejorar la rentabilidad de la inversión de los accionistas, y al mismo tiempo ayudar a las personas y darles la oportunidad de trabajar en sus organizaciones y desarrollarse profesional y personalmente. Mejorar la confiabilidad de las instalaciones/servicios, mediante la obtención de resultados de evaluación de las instalaciones y/o servicios a través de auditorías externas realizadas por un entidad independiente de la organización, garantizando la objetividad de los resultados.
- Mejora de la reputación, al disponer de un sistema de gestión certificado por una entidad certificadora independiente de la organización, que certifica el cumplimiento normativo durante tres años.
Realizar una auditoría es garantía de éxito y mejora de los resultados económicos.
Como resultado, se tomarán las mejores decisiones y se optimizarán los costes, ya que las decisiones a adoptar serán justas y necesarias para garantizar la continuidad del negocio. Se realizarán inversiones o mejoras estrictamente necesarias, que redunden en una mejora de la cuenta de gastos del inmueble contratando los servicios que cada organización necesita, y al mejor precio.
Es la oportunidad, con el apoyo del Comité de Dirección, de desarrollar una metodología de trabajo entre todos los departamentos y áreas de la empresa, donde el resultado será altamente satisfactorio para todos.
Auditoría, la gran desconocida del Facility Management.