Às vezes, no dia a dia da gestão dos edifícios, nos deparamos com uma auditoria, um auditor fazendo perguntas e observando como realizamos o trabalho, e então surgem algumas perguntas:
- O que vem fazer?
- Vem para somar?
Através deste artigo, pretende-se dar uma definição à auditoria, bem como aos múltiplos alcances que ela tem e seus benefícios, tanto para o próprio Gerente de Instalações como para a propriedade, sendo seu principal objetivo a melhoria contínua da qualidade. Vamos primeiro à sua definição.
D E F I N I Ç Ã O A U D I T O R I A
Trata-se da revisão sistemática de uma atividade ou de uma situação para avaliar o cumprimento das regras, critérios e objetivos a que essas atividades ou situações devem se submeter. Etimologicamente, vem do verbo latino «audire», que significa ‘ouvir’, que por sua vez tem sua origem nos primeiros auditores, que exerciam sua função julgando a veracidade ou falsidade do que lhes era submetido à verificação, principalmente observando. No entanto, também se diz que vem do verbo em inglês «to audit», que significa ‘revisar’ ou ‘intervir’.
Outra definição é a marcada pela ISO, que descreve a auditoria como um processo sistemático, independente e documentado para obter evidências da auditoria e avaliá-las de maneira objetiva a fim de determinar o grau em que os critérios de auditoria são cumpridos (regulamentos, legislação, normas, boas práticas, etc., contra os quais se avalia).
O termo auditoria é mais conhecido como o processo de inspecionar os detalhes da contabilidade de uma determinada empresa ou instituição, a fim de estabelecer com precisão os recursos de que se dispõe. E a partir disso, outros derivados surgiram, portanto nos referimos…
A distintos tipos de auditorias (energética, informática, meio ambiente…), sempre conservando a noção de inspecionar, analisar e contrastar a informação para conhecer seu verdadeiro estado, seguindo uma metodologia, com base no cumprimento das obrigações normativas, bons critérios/práticas, assim como das políticas e diretrizes estabelecidas pela própria entidade de acordo com a maneira como opera e se administra.
Cabe indicar que há vários tipos de auditorias:
- Auditoria Externa de Segunda Parte: é uma auditoria externa às instalações e/ou fornecedores e subcontratados da organização, com base em suas necessidades. Seu objetivo é determinar, com relação às instalações, seu estado e cumprimento de regulamentos e diretrizes nacionais e internacionais, e, no que diz respeito a fornecedores e subcontratados, avaliar sua qualidade e determinar as capacidades para fornecer os recursos/serviços de acordo com os requisitos especificados.
- Auditoria de Certificação ou Externa de Terceira Parte:é uma avaliação realizada por um organismo comercial e contratualmente independente da organização, seus fornecedores e seus clientes. A Auditoria de Terceira Parte é uma avaliação realizada por uma entidade externa de acordo com especificações, com o objetivo de determinar seu cumprimento com estas. Um exemplo de auditoria externa é a realizada por um organismo de acreditação para determinar se uma organização cumpre com uma nor Portanto, uma auditoria é um processo sistemático, documentado e realizado por profissionais competentes (internos ou externos à organização) que tem o objetivo de, por meio das evidências de auditoria, detectar oportunidades de melhoria e agregar valor ao processo.
A L C A N C E D E U M A A U D I T O R I A
O alcance de uma auditoria, como as energéticas, de contas, ambientais… são regulamentadas, mas outras são feitas sob medida para o solicitante e de acordo com seus objetivos, podendo auditar uma área, um processo, um procedimento de trabalho ou o sistema de gestão como um todo. Assim como um tipo de instalação de um edifício específico ou de todos os que estão contemplados no contrato.
No Facility Management, esse alcance é determinado pelo solicitante, e pode ser requerida uma auditoria para garantir resultados em qualquer momento do ciclo de vida de um edifício. Dessa forma, o Facility Manager pode optar por uma auditoria em qualquer circunstância, com os seguintes objetivos:
- Acompanhar o serviço que está sendo prestado ou contratado.
- Agregar valor ao seu trabalho, à organização e/ou ao estado das instalações.
- Detetar melhorias nos seus processos de funcionamento, organização e/ou instalações.
- Ser mais um canal de entrada para poder avaliar o melhor modelo de gestão para a organização.
- Validação de KPIs.
- Dar veracidade aos dados registrados em um GMAO.
- …..
Para a realização de auditorias que atendam aos objetivos mencionados, é necessário empregar auditores competentes, que podem ser realizados por pessoal de Facility Management que seja especialista na matéria, através de auditorias internas.
B E N E F Í C I O S D E U M A A U D I T O R I A
Os benefícios de realizar uma auditoria podem ser muitos, dependendo do objetivo da auditoria a ser realizada. Alguns deles podem ser os seguintes:
- Garantir o sucesso das decisões de gestão adotadas. Dispor de informações verídicas da área de responsabilidade, objetivas, como ponto de partida certo do estado de uma situação.
- Real Estate, Imóveis. Confirmar que os contratos de arrendamento onde se realiza a atividade dos imóveis são adequados e cumprem os aspectos mínimos (Licenças, Validades, Instalações e Sustentabilidade…). son los adecuados y cumplen los aspectos mínimos (Licencias, Vigencias, Instalaciones e Sostenibilidad…).
- Instalações. Confirmar se as instalações que o imóvel possui são as que a organização requere se garantem a continuidade do negócio 24/7. Detalhar para cada tipo de uso do imóvel onde as instalações são diferentes: escritórios, CPD, comercial, industrial, instalação de climatização, eletricidade (CT, GE, UPS, Quadros, super- inmunizados, baterias de condensadores, etc.), PCI, etc. Assim como a obsolescência das mesmas, vida útil, tipo de contrato de manutenção realizado.
Espaços e Ocupação. Para obter espaços inspiradores, atualizados, que retenham talentos, produtivos, onde se instale o maior número de postos permitidos pela normativa; considerando as novas formas de trabalho, com tamanhos de mesas onde o empregado pode escolher onde se sentar a cada dia. E com dotações adequadas para se reunir, descansar, trabalhar sozinho ou em grupo, tomar um café ou comer. Em tudo isso, a imagem é muito importante, devendo corresponder-se com a cultura da empresa e onde os empregados se desenvolvem profissional e pessoalmente.
- Equipamento e Mobiliário. Adequado em espaço, custo, design, ergonomia de cadeira, computadores. Atualizado e que cumpra as normas de PRL (Prevenção de Riscos Laborais).
- Serviços de FM (Facility Management) de manutenção de instalações, limpeza, segurança, etc. Garantir que o alcance contratado é correto, com os melhores fornecedores, ao melhor preço, adjudicado de acordo com o alcance, por regiões, criticidade, etc.
- Inovação e antecipação do futuro ao analisar e implementar novos processos, automatizar, digitalizar, para ser os melhores e focar no que agrega valor.Melhoria dos objetivos de rentabilidade, com uma gestão eficaz e adaptada às necessidades de cada empresa, à sua cultura, para melhorar a rentabilidade do investimento dos acionistas, e ao mesmo tempo ajudar as pessoas e dar-lhes a oportunidade de trabalhar nas suas organizações e desenvolver-se profissional e pessoalmente.Melhoria da fiabilidade das instalações/serviços, ao obter resultados de avaliação das instalações e/ou serviços através de auditorias externas realizadas por uma entidade independente da organização, garantindo a objetividade dos resultados.
- Melhoria da reputação, ao ter um sistema de gestão certificado por um ente certificador independente da organização, que atesta o cumprimento normativo por três anos.
Realizar uma auditoria é garantia de sucesso e melhoria nos resultados econômicos.
Como resultado, serão tomadas as melhores decisões e otimizados os custos, pois as decisões a serem adotadas serão justas e necessárias para garantir a continuidade do negócio. Serão realizadas as inversões ou melhorias estritamente necessárias, refletindo-se na melhoria da conta de despesas dos imóveis ao contratar os serviços que cada organização necessita, e ao melhor preço.
É a oportunidade para que, com o apoio do Comitê de Direção, desenvolva-se uma metodologia de trabalho entre todos os departamentos e áreas da empresa, onde o resultado será altamente satisfatório para todos.