Por vezes, no dia a dia da gestão dos edifícios, deparamo-nos com uma auditoria, um auditor a fazer perguntas e a observar como realizamos o trabalho, e então surgem algumas questões:
- O que vem fazer?
- Vem para somar?
Através deste artigo pretendemos dar uma definição à auditoria, bem como os múltiplos âmbitos que possui e os seus benefícios, tanto para o próprio Facilities Manager como para a propriedade, sendo o seu principal objetivo a melhoria contínua da qualidade. Vejamos primeiro a sua definição.
DEFINIÇÃO DE AUDITORIA
É a revisão sistemática de uma atividade ou situação para avaliar o cumprimento das regras, critérios e objetivos a que se devem ajustar as referidas atividades ou situações. Etimologicamente provém do verbo latino «audire», que significa ‘ouvir’, que por sua vez tem a sua origem nos primeiros ouvintes, que desempenhavam a sua função julgando a veracidade ou falsidade do que lhes era apresentado para verificação, principalmente através da observação. No entanto, também se diz que provém do verbo inglês “to audit”, que significa ‘rever’ ou ‘intervir’.
Outra definição é a estabelecida pela ISO, que descreve a auditoria como um processo sistemático, independente e documentado para obter evidência de auditoria e avaliá-la objetivamente com o fim de determinar o grau em que se cumprem os critérios de auditoria (regulamentos, legislação, normas, boas práticas, etc., face aos quais se avalia).
O termo auditoria é mais conhecido como o processo de inspecionar os detalhes contabilísticos de uma determinada empresa ou instituição com o fim de estabelecer com precisão os recursos de que dispõe. E daí surgiram outros derivados, por isso referimo-nos a…
Diferentes tipos de auditorias (energética, informática, ambiental…), mantendo sempre a noção de inspecionar, analisar e contrastar a informação para conhecer o seu verdadeiro estado, seguindo uma metodologia baseada no cumprimento das obrigações regulamentares, bons critérios/práticas, bem como as políticas e diretrizes estabelecidas pela própria entidade de acordo com a sua forma de operar e administrar-se.
Cabe assinalar que existem vários tipos de auditorias:
- Auditoria Externa de Segunda Parte: é uma auditoria externa às instalações da organização e/ou fornecedores e subcontratados, em função das suas necessidades. O seu objetivo é determinar, relativamente às instalações, o seu estado e cumprimento das normas e diretrizes nacionais e internacionais, e, relativamente aos fornecedores e subcontratados, avaliar a sua qualidade e determinar as capacidades para fornecer os recursos/serviços de acordo com os requisitos especificados.
- Certificação ou Auditoria Externa por Terceiros: é uma avaliação realizada por um organismo comercial contratualmente independente da organização, dos seus fornecedores e dos seus clientes. Uma Auditoria de Terceiros é uma avaliação realizada por uma entidade externa de acordo com umas especificações, com o objetivo de determinar o cumprimento das mesmas. Um exemplo de auditoria externa é aquela realizada por um organismo de acreditação para determinar se uma organização cumpre uma norma. Portanto, uma auditoria é um processo sistemático e documentado levado a cabo por profissionais competentes (internos ou externos à organização) que tem como objetivo, através de evidência de auditoria, detetar oportunidades de melhoria e acrescentar valor ao processo.
ÂMBITO DE UMA AUDITORIA
O âmbito de uma auditoria, como a energética, contabilística, ambiental… está regulado, mas outras adaptam-se ao requerente e segundo os seus objetivos, podendo auditar uma área, um processo, um procedimento de trabalho ou o sistema de gestão no seu conjunto. Assim como um tipo de instalação para um edifício concreto ou todas as incluídas no contrato.
Em Facility Management, este âmbito é determinado pelo requerente e é possível que seja necessária uma auditoria para garantir os resultados em qualquer momento do ciclo de vida de um edifício. Portanto, o Facility Manager pode optar por uma auditoria em qualquer circunstância, com os seguintes objetivos:
- Realizar o acompanhamento do serviço que é prestado ou contratado.
- Acrescentar valor ao seu trabalho, à organização e/ou ao estado das instalações.
- Detetar melhorias nos seus processos operacionais, organização e/ou instalações.
- Ser mais um canal de entrada para poder avaliar o melhor modelo de gestão para a organização.
- Validação de KPIs.
- Proporcionar veracidade aos dados registados num GMAO.
Para realizar auditorias que cumpram os objetivos acima mencionados, é necessário contratar auditores competentes, o que pode ser realizado por pessoal de Facility Management especialista na matéria, através de auditorias internas.
BENEFÍCIOS DE UMA AUDITORIA
Os benefícios de realizar uma auditoria podem ser muitos, dependendo do objetivo da auditoria a realizar. Alguns deles podem ser os seguintes:
- Garantir o sucesso das decisões de gestão adotadas. Dispor de informação verdadeira e objetiva da área de responsabilidade, como ponto de partida claro do estado de uma situação.
- Imobiliário, Propriedades. Confirmar que os contratos de arrendamento onde se desenvolve a atividade imobiliária são os adequados e cumprem os aspetos mínimos (Licenças, Validades, Instalações e Sustentabilidade…). São adequados e cumprem os aspetos mínimos (Licenças, Prazos, Instalações e Sustentabilidade…).
- Instalações. Confirmar que as instalações que o imóvel possui são as que a organização requer e garantem a continuidade do negócio 24/7. Detalhe para cada tipo de uso do imóvel onde as instalações são diferentes: escritórios, CPD, comercial, industrial, instalação de ar condicionado, eletricidade (CT, GE, UPS, Quadros, superimunizados, baterias de condensadores, etc.), PCI, etc. Bem como a sua obsolescência, vida útil, tipo de contrato de manutenção realizado.
Espaços e Ocupação. Obter espaços inspiradores, atualizados, que retenham o talento e sejam produtivos, onde se possa instalar o maior número de postos que a normativa permita; considerando novas formas de trabalhar, com tamanhos de mesas onde os colaboradores possam escolher onde se sentar cada dia. E com umas instalações adequadas para reunir, descansar, trabalhar sozinho ou em grupo, tomar um café ou comer. Em tudo isto a imagem é muito importante e deve corresponder à cultura da empresa e onde os colaboradores se desenvolvem profissional e pessoalmente.
- Equipamentos e Mobiliário. Adequado em espaço, custo, design, ergonomia de cadeiras, computadores. Atualizado e que cumpre as normas de SHST (Segurança e Higiene no Trabalho).
- Serviços FM (Facility Management) manutenção de instalações, limpeza, segurança, etc. Assegurar que a gama contratada é a correta, com os melhores fornecedores, ao melhor preço, adjudicados segundo a gama, por regiões, criticidade, etc.
- Inovação e antecipação do futuro analisando e implementando novos processos, automatizando, digitalizando, para ser os melhores e focando-nos no que acrescenta valor. Melhorar os objetivos de rentabilidade, com uma gestão eficaz e adaptada às necessidades de cada empresa, à sua cultura, para melhorar a rentabilidade do investimento dos acionistas, e ao mesmo tempo ajudar as pessoas e dar-lhes a oportunidade de trabalhar nas suas organizações e desenvolverem-se profissional e pessoalmente. Melhorar a fiabilidade das instalações/serviços, através da obtenção de resultados de avaliação das instalações e/ou serviços através de auditorias externas realizadas por uma entidade independente da organização, garantindo a objetividade dos resultados.
- Melhoria da reputação, ao dispor de um sistema de gestão certificado por uma entidade certificadora independente da organização, que certifica o cumprimento normativo durante três anos.
Realizar uma auditoria é garantia de sucesso e melhoria dos resultados económicos.
Como resultado, serão tomadas as melhores decisões e os custos serão otimizados, uma vez que as decisões a adotar serão justas e necessárias para garantir a continuidade do negócio. Serão realizados investimentos ou melhorias estritamente necessários, que resultem numa melhoria da conta de gastos do imóvel, contratando os serviços de que cada organização necessita, e ao melhor preço.
É a oportunidade, com o apoio do Comité de Direção, de desenvolver uma metodologia de trabalho entre todos os departamentos e áreas da empresa, onde o resultado será altamente satisfatório para todos.
