Gestionar el mantenimiento de una empresa se vuelve especialmente complejo cuando aumenta el número de instalaciones, equipos, técnicos e intervenciones.
Una avería pendiente, una revisión que no se realiza a tiempo o un repuesto que no está disponible pueden provocar paradas y alterar la planificación de toda una organización.
Para ordenar esta actividad existen los sistemas GMAO, siglas de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador. Estas plataformas permiten centralizar en un mismo entorno las órdenes de trabajo, activos, inventario, técnicos, costes e historial de intervenciones.
Qué es exactamente un GMAO
Un GMAO es un software diseñado para planificar, registrar y supervisar las operaciones relacionadas con el mantenimiento de activos e instalaciones. Su equivalente en inglés es CMMS, Computerized Maintenance Management System.
En lugar de repartir la información entre hojas de cálculo, correos electrónicos y documentos, el sistema crea una base de datos común. Cada equipo puede disponer de su propia ficha con ubicación, fabricante, modelo, número de serie, documentación, revisiones efectuadas y averías anteriores.
Miles de órdenes de trabajo desde un mismo lugar
Una de sus principales funciones es gestionar órdenes de mantenimiento. Pensemos en una organización que administra 5.000 intervenciones mensuales: controlar manualmente cuáles están abiertas, asignadas, retrasadas o terminadas puede resultar difícil.
El GMAO permite crear una orden, establecer su prioridad, identificar el activo afectado y asignarla a un técnico. Una vez ejecutado el trabajo, pueden registrarse tiempo empleado, materiales utilizados, fotografías, observaciones y resultado de la intervención.
Así se conoce en todo momento qué está pendiente y qué trabajos ya se han completado.
Del mantenimiento correctivo al preventivo
Esperar a que una máquina deje de funcionar suele ser una estrategia cara. El mantenimiento preventivo intenta intervenir antes de que aparezca la avería mediante revisiones periódicas.
Un GMAO permite programarlas atendiendo a diferentes criterios. Una máquina puede requerir una inspección cada tres meses, mientras que otro equipo puede necesitar mantenimiento cada 1.000 horas de funcionamiento o después de alcanzar determinado número de ciclos.
El sistema genera las tareas previstas y facilita construir calendarios de mantenimiento para semanas o meses.
Un historial completo para cada activo
Registrar las intervenciones crea progresivamente una fuente de información muy valiosa. Si una máquina ha sufrido seis averías similares durante doce meses, el responsable puede detectar que existe un problema recurrente.
El historial permite conocer cuántas reparaciones acumula un activo, cuánto dinero se ha destinado a ellas, qué componentes se sustituyeron y cuánto tiempo permaneció fuera de servicio.
Con estos datos resulta más sencillo decidir si merece la pena continuar reparándolo o si ha llegado el momento de estudiar su sustitución.
Control de repuestos y almacenes
El mantenimiento depende también de la disponibilidad de materiales. Tener un técnico preparado para reparar una máquina sirve de poco si falta la pieza necesaria.
Los sistemas GMAO pueden incorporar la gestión del inventario y asociar repuestos con determinados activos. Es posible registrar existencias, movimientos y consumos e incluso establecer cantidades mínimas para detectar cuándo resulta necesario reponer material.
Esto ayuda a evitar dos extremos: quedarse sin componentes críticos o inmovilizar demasiado dinero acumulando piezas que apenas se utilizan.
Técnicos conectados desde el móvil
El mantenimiento ya no tiene que gestionarse únicamente desde un ordenador situado en una oficina. Muchas soluciones permiten trabajar desde teléfonos móviles o tabletas.
Un técnico puede recibir una orden, consultar las instrucciones, localizar el equipo, registrar la intervención y adjuntar fotografías directamente desde el lugar donde trabaja.
La información queda disponible para los responsables sin esperar a que termine el turno o se complete posteriormente un parte en papel.
En organizaciones con múltiples edificios o equipos desplazados, esta capacidad facilita considerablemente la coordinación.
Indicadores para saber qué está ocurriendo
Acumular datos solo tiene utilidad si después pueden interpretarse. Un GMAO permite trabajar con indicadores de mantenimiento como el MTBF, que mide el tiempo medio entre fallos, o el MTTR, relacionado con el tiempo medio necesario para reparar un equipo.
También pueden analizarse el porcentaje de mantenimiento preventivo frente al correctivo, las horas de parada, el cumplimiento de las órdenes programadas, el coste por activo o la carga de trabajo de los equipos técnicos.
Más trazabilidad y menos dependencia de hojas de cálculo
Cuando una empresa crece, depender exclusivamente de documentos individuales puede generar duplicidades y pérdida de información.
Además, parte del conocimiento termina dependiendo de determinadas personas: alguien sabe cuándo se revisó una máquina porque estuvo presente, pero esa información puede no estar documentada.
El GMAO crea trazabilidad. Cada actuación queda asociada a una fecha, un activo, una orden y un responsable. Esto también facilita disponer de registros cuando deben realizarse auditorías o acreditar determinadas operaciones.
Implantarlo requiere, no obstante, trabajo previo. Es necesario inventariar correctamente los activos, definir procedimientos, establecer prioridades y formar a los usuarios.
El software no sustituye una buena estrategia de mantenimiento, pero sí proporciona la estructura necesaria para gestionar desde unas decenas hasta miles de órdenes sin perder el control de la operación.
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