🇵🇹 Auditoria, a grande desconhecida do Facility Management

Às vezes, no dia a dia da gestão dos edifícios, nos deparamos com uma auditoria, um auditor fazendo perguntas e observando como realizamos o trabalho, e então surgem algumas perguntas:

• O que vem fazer?
• Vem para somar?

Através deste artigo, pretende-se dar uma definição à auditoria, bem como aos múltiplos alcances que ela tem e seus benefícios, tanto para o próprio Gerente de Instalações como para a propriedade, sendo seu principal objetivo a melhoria contínua da qualidade. Vamos primeiro à sua definição.

D E F I N I Ç Ã O A U D I T O R I A

Trata-se da revisão sistemática de uma atividade ou de uma situação para avaliar o cumprimento das regras, critérios e objetivos a que essas atividades ou situações devem se submeter. Etimologicamente, vem do verbo latino « audire », que significa ‘ouvir’, que por sua vez tem sua origem nos primeiros auditores, que exerciam sua função julgando a veracidade ou falsidade do que lhes era submetido à verificação, principalmente observando. No entanto, também se diz que vem do verbo em inglês « to audit », que significa ‘revisar’ ou ‘intervir’.

Outra definição é a marcada pela ISO, que descreve a auditoria como um processo sistemático, independente e documentado para obter evidências da auditoria e avaliá-las de maneira objetiva a fim de determinar o grau em que os critérios de auditoria são cumpridos (regulamentos, legislação, normas, boas práticas, etc., contra os quais se avalia).

O termo auditoria é mais conhecido como o processo de inspecionar os detalhes da contabilidade de uma determinada empresa ou instituição, a fim de estabelecer com precisão os recursos de que se dispõe. E a partir disso, outros derivados surgiram, portanto nos referimos…

A distintos tipos de auditorias (energética, informática, meio ambiente…), sempre conservando a noção de inspecionar, analisar e contrastar a informação para conhecer seu verdadeiro estado, seguindo uma metodologia, com base no cumprimento das obrigações normativas, bons critérios/práticas, assim como das políticas e diretrizes estabelecidas pela própria entidade de acordo com a maneira como opera e se administra.

Cabe indicar que há vários tipos de auditorias:

• Auditoria Externa de Segunda Parte: é uma auditoria externa às instalações e/ou fornecedores e subcontratados da organização, com base em suas necessidades. Seu objetivo é determinar, com relação às instalações, seu estado e cumprimento de regulamentos e diretrizes nacionais e internacionais, e, no que diz respeito a fornecedores e subcontratados, avaliar sua qualidade e determinar as capacidades para fornecer os recursos/serviços de acordo com os requisitos especificados.

• Auditoria de Certificação ou Externa de Terceira Parte:é uma avaliação realizada por um organismo comercial e contratualmente independente da organização, seus fornecedores e seus clientes. A Auditoria de Terceira Parte é uma avaliação realizada por uma entidade externa de acordo com especificações, com o objetivo de determinar seu cumprimento com estas. Um exemplo de auditoria externa é a realizada por um organismo de acreditação para determinar se uma organização cumpre com uma nor Portanto, uma auditoria é um processo sistemático, documentado e realizado por profissionais competentes (internos ou externos à organização) que tem o objetivo de, por meio das evidências de auditoria, detectar oportunidades de melhoria e agregar valor ao processo.

A L C A N C E  D E  U M A  A U D I T O R I A

O alcance de uma auditoria, como as energéticas, de contas, ambientais… são regulamentadas, mas outras são feitas sob medida para o solicitante e de acordo com seus objetivos, podendo auditar uma área, um processo, um procedimento de trabalho ou o sistema de gestão como um todo. Assim como um tipo de instalação de um edifício específico ou de todos os que estão contemplados no contrato.

No Facility Management, esse alcance é determinado pelo solicitante, e pode ser requerida uma auditoria para garantir resultados em qualquer momento do ciclo de vida de um edifício. Dessa forma, o Facility Manager pode optar por uma auditoria em qualquer circunstância, com os seguintes objetivos:

• Acompanhar o serviço que está sendo prestado ou contratado.
  • Agregar valor ao seu trabalho, à organização e/ou ao estado das instalações.
  • Detetar melhorias nos seus processos de funcionamento, organização e/ou instalações.
  • Ser mais um canal de entrada para poder avaliar o melhor modelo de gestão para a organização.
  • Validação de KPIs.
  • Dar veracidade aos dados registrados em um GMAO.
• …..

Para a realização de auditorias que atendam aos objetivos mencionados, é necessário empregar auditores competentes, que podem ser realizados por pessoal de Facility Management que seja especialista na matéria, através de auditorias internas.

B E N E F Í C I O S  D E  U M A  A U D I T O R I A

Os benefícios de realizar uma auditoria podem ser muitos, dependendo do objetivo da auditoria a ser realizada. Alguns deles podem ser os seguintes:

• Garantir o sucesso das decisões de gestão adotadas. Dispor de informações verídicas da área de responsabilidade, objetivas, como ponto de partida certo do estado de uma situação.
• Real Estate, Imóveis. Confirmar que os contratos de arrendamento onde se realiza a atividade dos imóveis são adequados e cumprem os aspectos mínimos (Licenças, Validades, Instalações e Sustentabilidade…). son los adecuados y cumplen los aspectos mínimos (Licencias, Vigencias, Instalaciones e Sostenibilidad…).
• Instalações. Confirmar se as instalações que o imóvel possui são as que a organização requere se garantem a continuidade do negócio 24/7. Detalhar para cada tipo de uso do imóvel onde as instalações são diferentes: escritórios, CPD, comercial, industrial, instalação de climatização, eletricidade (CT, GE, UPS, Quadros, super- inmunizados, baterias de condensadores, etc.), PCI, etc. Assim como a obsolescência das mesmas, vida útil, tipo de contrato de manutenção realizado.

Espaços e Ocupação. Para obter espaços inspiradores, atualizados, que retenham talentos, produtivos, onde se instale o maior número de postos permitidos pela normativa; considerando as novas formas de trabalho, com tamanhos de mesas onde o empregado pode escolher onde se sentar a cada dia. E com dotações adequadas para se reunir, descansar, trabalhar sozinho ou em grupo, tomar um café ou comer. Em tudo isso, a imagem é muito importante, devendo corresponder-se com a cultura da empresa e onde os empregados se desenvolvem profissional e pessoalmente.

• Equipamento e Mobiliário. Adequado em espaço, custo, design, ergonomia de cadeira, computadores. Atualizado e que cumpra as normas de PRL (Prevenção de Riscos Laborais).
• Serviços de FM (Facility Management) de manutenção de instalações, limpeza, segurança, etc. Garantir que o alcance contratado é correto, com os melhores fornecedores, ao melhor preço, adjudicado de acordo com o alcance, por regiões, criticidade, etc.
• Inovação e antecipação do futuro ao analisar e implementar novos processos, automatizar, digitalizar, para ser os melhores e focar no que agrega valor.Melhoria dos objetivos de rentabilidade, com uma gestão eficaz e adaptada às necessidades de cada empresa, à sua cultura, para melhorar a rentabilidade do investimento dos acionistas, e ao mesmo tempo ajudar as pessoas e dar-lhes a oportunidade de trabalhar nas suas organizações e desenvolver-se profissional e pessoalmente.Melhoria da fiabilidade das instalações/serviços, ao obter resultados de avaliação das instalações e/ou serviços através de auditorias externas realizadas por uma entidade independente da organização, garantindo a objetividade dos resultados.
• Melhoria da reputação, ao ter um sistema de gestão certificado por um ente certificador independente da organização, que atesta o cumprimento normativo por três anos.

Realizar uma auditoria é garantia de sucesso e melhoria nos resultados econômicos.

Como resultado, serão tomadas as melhores decisões e otimizados os custos, pois as decisões a serem adotadas serão justas e necessárias para garantir a continuidade do negócio. Serão realizadas as inversões ou melhorias estritamente necessárias, refletindo-se na melhoria da conta de despesas dos imóveis ao contratar os serviços que cada organização necessita, e ao melhor preço.

É a oportunidade para que, com o apoio do Comitê de Direção, desenvolva-se uma metodologia de trabalho entre todos os departamentos e áreas da empresa, onde o resultado será altamente satisfatório para todos.