O modelo laboral mudou de forma radical nos últimos anos. Após a pandemia, muitas companhias adotaram esquemas híbridos que combinam a presença no escritório e o teletrabalho.
Segundo dados do Eurostat, cerca de 23 % dos trabalhadores europeus desempenham a sua atividade, pelo menos parcialmente, a partir de casa, enquanto em países como Espanha a percentagem supera os 15 % em determinados setores de serviços e tecnologia.
Este novo cenário transformou a forma como as empresas gerem os seus edifícios corporativos. A ocupação irregular dos escritórios, os novos hábitos laborais e a necessidade de otimizar recursos colocaram o Facility Management no centro da estratégia empresarial.
Os responsáveis pelas instalações devem adaptar-se a ambientes muito mais dinâmicos, onde o espaço físico já não é utilizado da mesma forma que há apenas cinco anos.
A gestão de espaços com ocupação variável
Um dos principais desafios do Facility Management em ambientes híbridos é a gestão eficiente dos espaços de trabalho. Antes do auge do teletrabalho, os escritórios eram concebidos para acolher todos os colaboradores de forma simultânea. Hoje, essa lógica mudou.
Diversos estudos do setor imobiliário corporativo indicam que a ocupação média de muitos escritórios europeus se situa entre os 40 % e os 60 % durante a semana laboral. Isto significa que, em determinados momentos, grandes superfícies permanecem subutilizadas.
Os responsáveis pelas instalações devem analisar padrões de utilização para redesenhar os espaços. Em muitos casos, aposta-se em sistemas de reserva de postos, zonas colaborativas, salas multifuncionais ou áreas flexíveis que se possam adaptar a diferentes necessidades. Esta transformação exige um planeamento preciso para evitar infraestruturas sobredimensionadas que aumentem o gasto operacional.
Otimização energética em edifícios menos previsíveis
A variabilidade na ocupação também afeta diretamente o consumo energético. Sistemas de climatização, iluminação ou ventilação que antes funcionavam sob horários relativamente estáveis devem agora adaptar-se a fluxos de pessoas muito mais irregulares.
Segundo a Agência Internacional de Energia, os edifícios representam cerca de 30 % do consumo energético global. Em escritórios com presença intermitente, manter sistemas ativos de forma permanente pode gerar um aumento significativo do custo energético.
Por esta razão, o Facility Management apoia-se cada vez mais em tecnologias inteligentes. Sensores de presença, sistemas de gestão energética ou plataformas de controlo centralizado permitem ajustar o funcionamento do edifício em tempo real. Este tipo de soluções não só melhora a eficiência, como contribui para os objetivos de sustentabilidade corporativa.
Novas expectativas dos trabalhadores
O ambiente híbrido mudou também as expectativas dos colaboradores relativamente aos espaços de trabalho. Se as pessoas frequentam menos dias o escritório, esperam que esse tempo presencial acrescente valor.
Isto implica que as instalações devem oferecer ambientes mais confortáveis, colaborativos e bem equipados. Estudos da International Facility Management Association indicam que mais de 70 % dos trabalhadores considera que a qualidade do espaço influencia diretamente a sua produtividade.
Neste contexto, o Facility Management deve garantir condições ideais de iluminação, acústica, temperatura e ergonomia. Torna-se também fundamental a disponibilidade de tecnologia que facilite reuniões híbridas, como salas com sistemas audiovisuais avançados ou conectividade de alta qualidade.
Segurança e bem-estar no ambiente laboral
Outro dos desafios importantes é a gestão da segurança e do bem-estar em espaços com presença flutuante de trabalhadores. O controlo de acessos, a gestão de visitantes ou a monitorização da ocupação exigem soluções mais sofisticadas do que no passado.
Além disso, a saúde laboral adquiriu maior relevância após a pandemia. A qualidade do ar interior, os sistemas de ventilação ou os protocolos de limpeza são agora fatores prioritários na gestão de instalações.
Diversos relatórios do setor indicam que as empresas estão a investir mais em certificações de bem-estar e sustentabilidade para edifícios corporativos. Selos como WELL ou LEED tornaram-se referências para organizações que procuram melhorar o ambiente laboral e reforçar o seu compromisso ambiental.
Digitalização da gestão de edifícios
A transformação digital é outro elemento-chave para enfrentar os desafios do trabalho híbrido. As plataformas de gestão de edifícios, conhecidas como IWMS ou CAFM, permitem integrar dados de manutenção, ocupação, energia e serviços num mesmo sistema.
Graças a estas ferramentas, os responsáveis pelas instalações podem tomar decisões baseadas em informações reais. Por exemplo, identificar que zonas são utilizadas com maior frequência, detetar incidentes de forma precoce ou planear intervenções de manutenção com maior precisão.
A digitalização também facilita a automatização de processos. Reservas de postos de trabalho, gestão de incidentes ou coordenação de serviços podem ser realizadas através de aplicações móveis, o que melhora a experiência dos utilizadores e reduz tarefas administrativas.
O papel estratégico do Facility Management na empresa
A evolução para modelos híbridos mudou a perceção do Facility Management dentro das organizações. Tradicionalmente, era considerada uma função centrada na operação dos edifícios, mas hoje o seu papel é muito mais estratégico.
As decisões relacionadas com os espaços de trabalho influenciam diretamente a produtividade, a atração de talento e a sustentabilidade corporativa. Segundo um relatório da Deloitte, mais de 60 % das empresas estão a rever a sua estratégia imobiliária para se adaptarem ao novo modelo laboral.
Neste contexto, os responsáveis pelas instalações participam cada vez mais no planeamento empresarial. O seu conhecimento sobre a utilização real dos espaços e a eficiência dos edifícios é fundamental para desenhar ambientes laborais adaptados ao futuro do trabalho.
E na FAMASE podemos ajudá-lo com tudo isto, falamos?
